Zarządzenie Nr 216/04 Wójta Gminy Banie z dnia 20.12.2004 r. w sprawie Regulaminu kontroli wewnętrznej

Zarządzenie Nr 216/04

Wójta Gminy Banie

z dnia 20 grudnia 2004 r.

w sprawie Regulaminu kontroli wewnętrznej.

Na podstawie art. 35a ust. 3 ustawy z dnia 26 listopada 1998 roku o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, Nr 45, poz. 391, Nr 65, poz. 594, Nr 96, poz. 874, Nr 166, poz. 1611, Nr 189, poz. 1851 oraz z 2004 r. Nr 19, poz. 177, Nr 93, poz. 890, Nr 121, poz. 1264, Nr 123, poz. 1291 i Nr 210, poz. 2135) zarządza się, co następuje:

§ 1. Wprowadzam do stosowania Regulamin kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Banie oraz jednostkach organizacyjnych gminy stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

WÓJT

mgr inż. Ryszard Juś

Załącznik do

Zarządzenia Nr 216/2004

Wójta Gminy Banie

z dnia 20 grudnia 2004 r.

Regulaminu kontroli wewnętrznej

Rozdział I

Postanowienia ogólne

§ 1. Regulamin kontroli wewnętrznej Urzędu Gminy Banie zwany dalej „Regulaminem” określa organizację, zasady oraz tryb przeprowadzania kontroli wewnętrznej w Urzędzie Gminy Banie oraz jednostkach organizacyjnych gminy.

§ 2. Do przeprowadzenia kontroli upoważnieni są:

§ 3. Kontrola wewnętrzna może mieć charakter kontroli wstępnej bieżącej i następnej:

1) kontrola wstępna - polega na badaniu zamierzonych dyspozycji i czynności przed ich dokonaniem, ma na celu zapobieganie niepożądanym działaniom. Kontroli wstępnej dokonuje się w oparciu o następujące kryteria:

a) sprawności organizacyjnej,

b) celowości,

c) gospodarności,

d) rzetelności,

e) legalności.

Kontrola wstępna wykonywana jest przede wszystkim w ramach obowiązków samokontroli i kontroli funkcjonalnej w toku codziennego działania. Obejmuje obowiązki, zwłaszcza w zakresie badania prawidłowości projektów umów, zamówień i innych dokumentów powodujących powstanie zobowiązań, sprawdzenia i akceptacji oraz rozliczenia kosztów i wydatków. Kontroli wstępnej podlegają także projekty planów, przedsięwzięć, propozycje podziału funduszy itp. Dowodem dokonania kontroli wstępnej dokumentów jest złożenie podpisu upoważnionej osoby. W przypadku ujawnienia nieprawidłowości w toku wykonywania kontroli wstępnej, osoba kontrolująca:

- zwraca bezzwłocznie dokumenty właściwym pracownikom lub komórkom organizacyjnym z wnioskiem o usunięcie nieprawidłowości w samych dokumentach bądź operacjach, których dotyczą,

- odmawia podpisu dokumentów nierzetelnych, nieprawidłowych dotyczących operacji sprzecznych z przepisami i niecelowych, zawiadamiając jednocześnie o ujawnionym fakcie przełożonego.

Przełożony, który został poinformowany o faktach określonych powyższym podpunkcie podejmuje decyzje w sprawie dalszego toku postępowania odpowiedniego do wagi nieprawidłowości.

2) kontrola bieżąca - polega na badaniu czynności, wszelkich zdarzeń gospodarczych i finansowych, w toku ich wykonania w celu sprawdzenia, czy wykonanie to przebiega prawidłowo i zgodnie z ustalonymi wzorcami (przepisami, normami, regulaminami, limitami, kwotami kosztorysów, dokumentacją, normami zużycia). W czasie kontroli bieżącej bada się także rzeczywisty stan rzeczowych i pieniężnych składników majątkowych oraz prawidłowość ich zabezpieczenia przed kradzieżą, zniszczeniem i innymi szkodami. Kontrolę bieżącą obowiązani są przeprowadzać w ramach samokontroli własnego działania wszyscy pracownicy na stanowiskach kierowniczych lub pracownicy zobowiązani do spełniania określonych czynności kontrolnych.

3) kontrola następna obejmuje badania dokumentów odzwierciedlających czynności już dokonane. W wyniku kontroli następnej, która ujawniła nieprawidłowości, podejmowane są czynności pokontrolne mające na celu usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, likwidację ich przyczyn i skutków, zapobieżenie im w przyszłości oraz usprawnieniu badanej działalności, a także zastosowanie sankcji wobec pracowników w wyniku zaniedbań których powstały nieprawidłowości i straty. Kontrolę następną sprawują przede wszystkim osoby na stanowiskach kierowniczych, a także ogniwa kontroli społecznej.

§ 4. Kontrola wewnętrzna może być przeprowadzona pod względem:

§ 5. Celem zapewnienia skuteczności kontroli wewnętrznej zobowiązuje się pracowników wykonujących kontrolę do:

1) ścisłego przestrzegania obowiązków pracowniczych określonych w zakresach czynności;

2) ścisłego przestrzegania instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych;

3) sprawowania pieczy nad składnikami majątku.

§ 6. Kontrola wydatków podległych jednostek organizacyjnych gminy wykonywana jest na bieżąco poprzez kontrasygnatę Skarbnika Gminy lub osób posiadających stosowne upoważnienie na wszystkich dokumentach finansowych. Jednostki organizacyjne gminy nie prowadzą wyodrębnionej gospodarki finansowej. Zgodnie z przyjętymi statutami jednostek organizacyjnych gminy obsługę finansową prowadzi Urząd Gminy Banie.

§ 7. 1. W przypadku ujawnienia podczas kontroli nieprawidłowości w przebiegu operacji gospodarczych i związanych z nimi dokumentach, osoba kontrolująca zobowiązana jest do podjęcia czynności w ramach swoich kompetencji zmierzających do usunięcia tych nieprawidłowości, ewentualnie do powiadomienia przełożonego, który podejmie te czynności.

2. W przypadku ujawnienia podczas kontroli nadużycia lub innego czynu mającego znamiona przestępstwa, osoba kontrolująca obowiązana jest powiadomić bezpośredniego przełożonego, a oprócz tego Wójta Gminy Banie oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód tego czynu.

3. W każdym przypadku ujawnienia przestępczego działania osoba kontrolująca zobowiązana jest do:

§ 8. 1. Z kontroli kontrolujący jest zobowiązany sporządzić protokół wykazując w nim prawidłowości oraz nieprawidłowości. Protokół powinien być zakończony wnioskami.

2. Protokół sporządza się w 3 jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kontrolowana, drugi przełożony, a trzeci pozostaje w aktach kontrolującego.

3. Protokół z kontroli przekazuje się za pokwitowaniem.

4. Kontrolujący zobowiązany jest powiadomić o wynikach kontroli ten organ lub tę osobę, której kontrolujący oraz kontrolowany podlega.

Rozdział II

Kontrola dowodów księgowych

§ 9. 1. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych polega na stwierdzeniu prawidłowości i zgodności treści dokumentu z rzeczywistością przez co należy rozumieć, że decyzje odzwierciedlone w dokumentach dokonywane są z zachowaniem następujących zasad:

2. Kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych polega na przeprowadzeniu czynności badawczych pod kątem kompletności i poprawności cech dokumentów oraz poprawności działań arytmetycznych. Kontrola formalno-rachunkowa w odniesieniu do dowodów księgowych polega na sprawdzeniu czy dowód posiada:

a) określenie wystawcy (np. odcisk pieczęci jednostki lub komórki organizacyjnej),

b) wskazanie stron uczestniczących w operacji,

c) data wystawienia operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

d) właściwe określenie przedmiotu operacji oraz jej wartościowe i ilościowe ujęcie, jeżeli operacja jest wymierna w jednostkach naturalnych,

e) podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji złożone odręcznie atramentem, długopisem,

f) czy zastosowano właściwy formularza dla udokumentowania operacji,

g) czy wystawiono do danego dokumentu inne niezbędne dokumenty towarzyszące,

h) czy wpisano na dokumencie ilość załączników i czy załączniki dołączono,

i) czy badany dokument jest oryginałem czy kopią,

j) czy nie popełniono w dokumencie błędów rachunkowych,

k) czy w dokumencie nie dokonano nieformalnych poprawek. Nieprawidłowo wypełnione dokumenty podlegają zwrotowi.

§ 10. Stwierdzone błędy w dowodach księgowych można poprawić tylko przez skreślenie niewłaściwego napisanego tekstu lub kwoty i tekstu lub kwoty właściwej. Skreślenia dokonuje się w taki sposób, aby można było odczytać tekst lub kwotę pierwotną. Poprawka tekstu lub kwoty dowodu księgowego powinna być zaopatrzona w podpis osoby upoważnionej.

§ 11. Na dowód sprawdzenia w ramach kontroli, kontrolujący obowiązany jest zaopatrzyć dokument swoim podpisem, pieczęcią oraz datą.

Rozdział II

Kontrola obrotów bankowych i kredytów

§ 12. Kontrola wewnętrzna obrotów bankowych na kontach bankowych polega na badaniu dokumentów pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym.

Kontrola merytoryczna dokonywanych operacji bankowych na rachunkach bieżących, inwestycyjnych, lokat pieniężnych, rachunkach bankowych specjalnych, rachunkach kredytów oraz kontach kredytów bankowych polega na:

a) bieżącym sprawdzaniu wyciągów bankowych,

b) konfrontacji operacji przychodów i rozchodów wyciągów bankowych z dokumentami księgowymi,

c) bieżącym księgowaniu obrotów bankowych, przelewów bankowych,

d) badaniu terminowej spłaty kredytów i rozliczania kredytów,

Rozdział IV

Kontrola należności i zobowiązań oraz roszczeń

§ 13. Zadaniem wewnętrznej kontroli rozrachunków jest sprawdzanie w drodze kontroli wstępnej, bieżącej i następnej następujących należności, roszczeń i zobowiązań:

1) prawidłowości wykazanych w aktywach i pasywach stanów księgowych i realności rozrachunków:

a) z odbiorcami i dostawcami z tytułu rozliczeń za dostawy towarów i materiałów, roboty i usługi,

b) rozliczeń publicznoprawnych (urzędy skarbowe, ZUS)

c) roszczeń spornych i w postępowaniu sądowym,

d) roszczeń i należności z tytułu niedoboru i szkód,

e) rozrachunków z pracownikami z tytułu wynagrodzeń, pobranych zaliczek, dobrowolnych ubezpieczeń i z innych tytułów,

f) różnych innych rozrachunków krótko- i długoterminowych oraz tzw. „pozostałych rozrachunków",

2) prawidłowości prowadzonej ewidencji księgowej rozrachunków na kontach syntetycznych i analitycznych;

3) terminowości uzgadniania sald należności i zobowiązań z kontrahentami;

4) sprawdzenie bieżącej i terminowej windykacji należności i regulowania zobowiązań;

5) sprawdzenie czy i w jakiej wysokości oraz z jakich przyczyn istnieją należności przeterminowane, nieściągalne lub przedawnione;

6) prawidłowość i terminowość rozrachunków z budżetem z tytułu podatków i opłat;

7) sprawdzenie zasadności dokonywanych odpisów należności w wyniku ich umorzenia;

8) sprawdzenie prawidłowości i terminowości naliczania, płacenia i windykacji należnych odsetek za zwłokę.

Rozdział V

Kontrola działalności inwestvcyino-remontowej

§ 14. Do głównych zadań kontroli wewnętrznej w tym zakresie należy zbadanie:

Rozdział VI

Kontrola ekonomiki zatrudnienia i spraw pracowniczych

§ 15. Przedmiotem kontroli zatrudnienia i spraw pracowniczych winny być następujące zagadnienia:

1) dobór i doskonalenie kadr;

2) stosowanie właściwego systemu wynagrodzeń;

3) oddziaływanie na dyscyplinę i wzrost wydajności pracy.

§ 16. Na żądanie osoby przeprowadzającej kontrolę wewnętrzną pracownicy jednostki kontrolowanej zobowiązani są do:

1) udostępniania dokumentów podlegających kontroli;

2) udzielenia wszelkich wyjaśnień ustnych i pisemnych w sprawach przedmiotu kontroli.

§ 17. Rejestr przeprowadzonych kontroli wewnętrznych prowadzi stanowisko do spraw organizacyjno-kancelaryjnych, natomiast wszystkie dokumenty z kontroli gromadzi Sekretarz Gminy.

6